О компании   Статьи

Как и сколько нужно хранить электронные документы, напомнил Минфин

В сентябре Минфин опубликовал на своем сайте Информацию № ПЗ-13/2015, в которой напомнил, что в соответствии с требованиями законодательства организации и предприниматели должны хранить архивные документы учета и отчетности. Обязанность распространяется как на электронные, так и на бумажные документы. Финансовое министерство также напомнило о сроках хранения различных видов документов.

Информация опубликована Минфином во исполнение п. 6 раздела IV Дорожной карты «Совершенствование налогового администрирования», утвержденной Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р. Согласно данному пункту в рамках совершенствования электронного документооборота должны быть даны разъяснения Минфина о применении установленных Минкультуры правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков.

Срок хранения документов

Минфин  указал, что согласно Федеральному закону о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ организация хранения документов бухгалтерского учета возложена на руководителя организации. Храниться первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней должны не меньше 5 лет после отчетного года.

Налоговый кодекс предъявляет свои требования к хранению бухгалтерских и налоговых документов. Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение 4 лет. Это относится и к документам, подтверждающим получение доходов, осуществление расходов, уплату налогов. Минфин отмечает, что организовать хранение налоговых деклараций, счетов-фактур, регистров налогового учета и других документов также должен руководитель организации или физическое лицо-налогоплательщик.

Правила хранения: сейчас и в перспективе

В будущем планируется принятие отдельного федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документообороту и организации хранения документов, в том числе подписанных электронной подписью. Но на данный момент такого стандарта нет, а хранить документы необходимо. До его утверждения Минфин рекомендует руководствоваться двумя документами: Положением о документах и документообороте в бухучете от 29.07.1983 № 105 и Правилами организации хранения архивных документов, утвержденными Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526.

Последний документ вступил в силу 21 сентября 2015 года. В Правилах, в частности, отмечается важность поддержания в актуальном состоянии прогаммно-аппаратной среды в архиве организации для надежного хранения электронных документов. Предлагается не реже одного раза в 5 лет проводить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и перезапись документов на более новые носители при необходимости. К обязательным требованиям относятся наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждого документа на разных носителях, а также наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения и копирования электронных документов.

Отметим, что по мнению наших партнеров из компании «ОВИОНТ ИНФОРМ» хранение электронных документов в виде файлов на диске обеспечивает наибольшую независимость такого архива от программного окружения.

«Баланс-2: ФАЭД» для работы с архивом электронных документов

Специализированный файловый менеджер «Баланс-2: Файловый архив электронных документов» (далее сокращенно – «Баланс-2: ФАЭД») предназначен для работы с файлами электронных юридически значимых документов. Он позволяет определять назначение документов, проверять целостность их комплекта и корректность электронных подписей, формировать печатные формы, проводить автоматизированную экспертизу электронной подписи, формировать опись документов в архиве.

«Баланс-2: ФАЭД» предоставляет возможность работать с архивом файлов электронных документов, а для формирования такого архива документы требуется выгрузить из программы оператора электронного документооборота. Групповой экспорт документов из программы «Астрал Отчет» можно выполнить так же, как и экспорт файлов одного документооборота. Для этого в программе «Астрал Отчет» в режиме «Реестр документов» нужно выбрать все экспортируемые документы (см. на рисунке ниже выделенные синим фоном), а затем в нижнем окне выбрать элемент меню Экспорт / Экспорт документа, подтверждения, квитанции, протокола.

В результате в указанной для сохранения папке на диске образуется столько подпапок, сколько документов было экспортировано.

 Для каждого отчетного документа программа «Астрал Отчет» создаст несколько подпапок, в соответствии с каждым этапом документооборота с контролирующим органом. Для удобства дальнейшей работы с ними в программе «Баланс-2: ФАЭД» нужно выполнить объединение этих файлов в одну папку через элемент меню «Объединить папки».

В результате получим файлы документооборота в одной папке.

«Баланс-2: ФАЭД» умеет работать как с первичными документами, так и с документами отчетности в контролирующие органы, документами, подтверждающими прием отправленной отчетности контролируемым органом, а также с документами, полученными налогоплательщиком от налоговых органов для сверки расчетов с бюджетом путем запроса выписок через ИОН (система информационного обслуживания налогоплательщиков).

Программа полезна как при представлении электронных документов третьим лицам по требованию (в банк, на конкурс, партнерам), так и при получении электронных документов – например, банку для приема и проверки отчетности заемщиков.

К списку статей