О компании   Статьи

Электронный архив документов

По материалам журнала «Расчёт»

Сегодня многие компании сталкиваются с проблемами, связанными с хранением бумажных документов. Каким быть архиву компании, зависит от  аккуратности главного бухгалтера. Решение проблем – электронный архив.

Современная тенденция в области развития документооборота – отказ от бумажных носителей в пользу электронных ради удобства обращения и экономической выгоды. В большинстве успешных организаций внедрение электронного документооборота уже произошло. Российское законодательство вполне отвечает современным требованиям такой организации обмена документами. Однако, подавляющее большинство  предприятий остаются приверженцами бумажных носителей. Самой главной причиной такой ситуации является неодобрительное отношение к электронным документам самих специалистов учета: они привыкли доверять бумажным носителям информации. Впрочем, свое влияние оказывает и недостаточное техническое и программное обеспечение. При этом очевидно, что именно за электронными архивами будущее.

Смысл создания электронного архива ясен: собрать в одном месте в электронном виде всю важную информацию, которая проходит через компанию. Задача такого хранения – организовать ведение электронного документооборота на предприятии таким образом, чтобы все документы,  находились в едином электронном каталоге, доступ к которому будут иметь заинтересованные пользователи. Необходимо разграничить понятия «электронный архив» и «система электронного документооборота». Следует знать, что электронный архив представляет собой хранилище любого количества документов, пусть даже в отсканированном виде, с удобной функцией поиска. Система электронного документооборота представляет собой систему, в которой можно не только хранить документы, но и вносить корректировку, работать с входящей и исходящей корреспонденцией. Система электронного документооборота, так же как и электронный архив, предусматривает наличие специализированного программного обеспечения. Компания ОВИОНТ ИНФОРМ активно занимается этой проблемой и в скором времени предложит своим клиентам систему электронного документооборота и электронного архива в составе программного комплекса «Баланс-2W».

У электронного архива есть и еще одно преимущество - сокращение площади, занимаемой бумажными документами.  При организации электронного архива нужен только системный блок.

Для бумажного архива документов серьёзной проблемой является их каталогизация. Ведь при физическом документообороте отдельные бумаги могут быть утеряны или помещены не туда, куда нужно. Есть и существенные различия между поиском документов в бумажном архиве и электронном. Как бы точно ни был сформирован бумажный архив, поиск информации в нем требует гораздо больших затрат времени, чем поиск в электронном архиве. Цифровой документ удобен при пересылке, а значит, и контрагентам будет удобнее и проще работать с ним. Например, в компаниях, использующих бумажный документооборот, многие документы либо доставляются  не вовремя, либо составляются с ошибками. Документооборот в электронном виде решает и эту проблему – партнер может получить документ, отправленный по электронной почте, и подписать его при помощи электронной цифровой подписи.

Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) дает не только гарантии невмешательства в документы извне, но и ограничение в полномочиях сотрудников внутри самой компании. Так, например, кладовщик будет иметь право подписывать только акты приема-передачи товара.
Существует предубеждение, что и в электронном документообороте может иметь место подделка подписей. Защитой от подобных недоразумений служит уникальное программное обеспечение.

Электронный архив документов хранится на физических носителях информации, и может возникнуть реальное опасение потери всей документации из-за отказа в работе такого хранилища. Поэтому на предприятии должен быть решён вопрос о создании резервных копий электронного архива документов. В каждой программе, работающей с электронными архивами, предусмотрено создание резервных копий на разных носителях. Таким образом, при грамотном подходе к хранению электронных документов можно свести на нет возможные потери.

В настоящее время электронный документооборот используется в сфере деятельности кредитных организаций и в области взаимодействия государственных контролирующих органов и различных хозяйствующих субъектов. Постепенно происходит внедрение электронного документооборота между юридическими лицами. Хранение документов в цифровых архивах – первый шаг любой компании навстречу внедрению электронного документооборота. Электронные документы исключают все проблемы, встречавшиеся ранее при работе с бумажными носителями. Конечно, возникают и новые, но, как показывает практика, проблемы с цифровыми технологиями случаются куда реже и решаются значительно проще.

К списку статей