О компании   Статьи

Зачем и как хранить электронные документы?

C каждым годом все больше организаций сдают отчетность через интернет. Это удобно, так как экономит время, и надежно, так как отчеты заверяются (подписываются) электронной подписью (ЭП) как со стороны организации, так и со стороны контролирующего органа (ФНС, ПФР, ФСС и др.). Отчеты вместе с ЭП сохраняются в базе данных той или иной программной системы, предназначенной для подготовки и передачи отчетности через интернет. Имеется возможность не только их просмотреть, но и распечатать. Иногда встает вопрос: обязательно ли распечатывать и подписывать у руководителя организации отчетность, если она была отправлена в электронном виде? Особенно это актуально, когда дело касается передачи дел другому бухгалтеру или проверяющим лицам. Законом 63-ФЗ ЭП, которой подписывается любая отчетность, приравнена к обычной рукописной подписи руководителя, а значит, нет особой необходимости в подписании и хранении бумажных деклараций. Но на практике многие почему-то считают еще иначе.

Наши специалисты, как и эксперты в данной области, считают, что если нужно передать дела, хранящиеся в электронном виде, то нет необходимости переводить их в бумажный вид. Тем более что в случае отчетности в контролирующие органы у такой бумажной копии отчетного документа будет отсутствовать отметка о его принятии. Поэтому, если документы передавались и хранились в электронном виде, то и передавать их другому бухгалтеру или, например, аудитору-проверяющему, целесообразно в электронном виде с подтверждающими их сдачу документами. Такие документы представляют собой набор файлов. Поэтому и передавать нужно комплекты файлов юридически значимых документов.

Правда, встает вопрос, а как можно с этими файлами работать? В простейшем случае, если это файл Договора в MS Word, то можно открыть его текст в соответствующей программе, а проверить его ЭП, например, на сайте http://www.gosuslugi.ru/pgu/eds.

Если же нужно просмотреть и проверить файлы отчетности в контролирующие органы, то, на наш взгляд, на сегодняшний день лучше всего воспользоваться «Баланс-2: Просмотр электронных документов». Эта программа является специализированным файл-менеджером (аналог Проводника в Windows) и позволяет Вам просматривать документы в удобочитаемом виде, отображая xml-файлы различных отчетов в контролирующие органы, проверять электронные подписи и даже проверять квитанции и протоколы, подтверждающие прием отчетности в контролирующих органах. То есть, программа позволяет визуализировать  файлы электронных документов различных контролирующих органов (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, ФСРАР), отправленные через различных спецоператоров связи и подписанные в различных российских криптосистемах.

При необходимости эта программа позволит распечатать на бумаге нужный документ.

Поэтому мы рекомендуем помимо хранения электронных документов в таких системах, как «Астрал Отчет», «Баланс-2W» и других, обязательно сохранять их в виде файлов на диске, тем более что такая возможность предоставляется во всех программах. Хранение электронных документов в виде файлов обеспечивает их независимость от конкретных систем.

Как сохранить электронные документы отчетности из «Астрал Отчет»?

Сохранение документов отчетности в ФНС

  1. Выбираем документ в окне «Астрал Отчета» и нажимаем правую кнопку мыши для вызова контекстного меню. В меню выбираем опцию «Экспорт для банка». Таким образом, можно сохранить документы отчетности в ФНС, кроме 2-НДФЛ.

  1. Пакет файлов электронных юридически значимых документов успешно сохранен в формате ZIP-архива.

  1. Для проверки заходим в папку с сохраненными документами.

  1. Раскрываем ZIP-архив, в котором находятся следующие файлы:
    • Отчет в формате XML,
    • Электронная подпись руководителя организации, сдающей отчет,
    • Электронная подпись представителя ИФНС, принявшей отчет,
    • Квитанция о приеме в ИФНС в формате XML,
    • Электронная подпись квитанции о приеме представителя ИФНС.

Сохранение документов отчетности в ПФР

  1. Для сохранения файлов документов отчетности в ПФР необходимо в окне «Астрал-Отчет» выбрать сохраняемый документ и затем, последовательно выбирая в нижнем окне закладки «Сведения ПФР», «Квитанция», «Положительный протокол» и  нажимая  «Экспорт пакета» (см. стрелку на рис. ниже) указывать папку для сохранения соответствующих файлов.

  1. В результате в указанной папке сохранятся xml-файлы отчетности в ПФР по формам РСВ-1, СЗВ-6-4, АДВ-6-2, файлы электронных подписей страхователя и ПФР под каждым файлом отчетности, а также файлы Расписки, Протокола и другие с электронными подписями ПФР.

Сохраненные в папках на диске файлы являются юридически значимыми и могут быть представлены проверяющему, как оригиналы электронных документов.

К списку статей